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【Word】契約書作成で使える4つの機能(Macユーザー向け)

ゆるっと
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契約書を作成する時に使うと便利な「Word」の4つの機能をご紹介します。WindowsもMacもおおよそ同じ操作になりますが、私のPC画像を添付する為、Macユーザー向けとしています。Windowsユーザー向けに、最後に検索方法をお伝えします。

① 変更履歴をつける

契約書を双方で確認する際、誰がどこを修正または削除したのかを把握するため変更履歴をつけます。

<変更履歴をつける方法>

全画面表示 → 校閲タブ → 変更履歴の記録 → オン

表示画面を小さくすると、変更履歴の記録ボタンが隠れてしまいますので、必ず全画面表示にしてください。

それでは、変更履歴の記録をオンにした状態で、訂正を入れてみましょう。

実際に入力してみたイメージ

文書の右側に「yurutto」が「●●●」を削除した履歴が表示されます。これは、校閲者「yurutto」が「●●●」を削除して、新しく会社名に「ゆるっと」を追記したという意味です。

校閲者の名前の変更

誰が変更を加えたのかを示す「yurutto」の部分ですが、下記の手順で変更できます。

<校閲者名を変更する方法>

Word環境設定 → 個人設定「ユーザー情報」 → 「名前」を入力

② 透かしを入れる

契約書のタタキを作成してから、甲乙双方が確認しながら、修正を入れていきますので、契約締結までは、最終データと見分けがつけられるように「透かし」機能を使って、背景に文字を入れることをオススメします。

<透かしを入れる方法>

デザイン → 透かし → 本文 → 「DRAFT」→「対角線上」と入力

※古いバージョンだと、レイアウト → 透かし → 文字列 → 「DRAFT」→文字の向き(文字が斜めになってるボタンをクリック)

本文ボタンのプルダウンを開いてみると、「コピー厳禁」や「社外秘」など、色々な用途に使えることがわかります。

私はいつも、この本文の「オリジナル」部分を消去して、「DRAFT」という文字を挿入します。

これは、草稿とか下書きという意味です。

文字の向きを「対角線上」を選ぶと、プレビューに表示されているようなイメージで、背景に文字が入ります。

先方から送られてきたデータに、このような透かし文字が入っている場合、この設定で「なし」を選択すると消えますので、最終データを作成される時は、参考にしてみてください。

③ 文書の比較

先方から契約書の修正が戻ってきた時、まれに修正履歴がついていない場合があります。また、どの部分を訂正したのか、メール文面にも記載されていない場合もあります。

困ったなー、一言一句、確認しないといけないのかー!と頭を悩ませてしまいますよね。

そんな時に便利なのが、「文書比較」の機能です。

これは、自分が相手に送ったデータと、相手から戻ってきたデータを比較して、二つの文書の相違点を浮き彫りにする大変便利な機能なのです。

<修正前と修正後の文書を比較する方法>

校閲→ 比較 → 文書の比較 → 「元のファイル」→「新しいファイル」を選択

実際に入力してみたイメージ

<元の文書>

 

<新しい文書>

<比較文書>

このように、自動的に変更履歴が表示されます。

変更履歴の意味

変更履歴上:「作成者」さんが「●●●」を削除して「ゆるっとBiz」を追加

変更履歴下:「作成者」さんが「●●●」を削除して「ゆるっと」を追加

④ 蛍光ペン

ここは絶対忘れずにチェックして欲しいというところに、蛍光ペンで線を引いて強調するということもあります。
自分が使わなくても、相手が使ってくることもあり、この部分は、変更履歴を「最終版」のデータに修正しても、消えない箇所なので、覚えておくと便利です。

<「蛍光ペン」を使う方法>

文章を選択→色を選んで「蛍光ペン」ボタンをクリック

実際に入力してみたイメージ

<変更履歴の消去>

全てのチェックが終了し、製本する前には、変更履歴を消します。

<校閲済みデータ>(最終版にする前のデータ)

校閲タブの変更履歴が「すべての変更履歴/コメントなし」の状態になっています。

<最終版の状態にする>

変更履歴の記録をオフにして、変更履歴を「変更履歴/コメントなし」を選択します。

透かしと蛍光ペンを消去

変更履歴を最終版の状態にしても、透かしと蛍光ペンは消えません。
上で説明した要領で、設定を「なし」に変更することで消すことが出来ます。

変更履歴の承諾は使わないの?

変更履歴の承諾をすることで最終版のデータに変更する方法もあります。しかし、その場合、これまでの変更履歴がすべて消えてしまいます。
後々、どういった経緯で、この部分を修正したのかということや、契約書作成の時点から最終版までの間に、どの部分を修正したのかということがわからなくなってしまいます。

そのため、どちらかというと、最初に契約書フォーマットを修正して先方に送る前の段階で使う機能です。

製本前のデータは、変更履歴を残した状態で最終データにすることをオススメしています。

WindowsユーザーがWord機能の操作方法を調べる方法

今までご紹介した操作方法をWindowsユーザーの方が調べる簡単な方法があります。

検索手順

● Googleを開く
● 検索窓に「Word」+「調べたい機能」を入れて検索
● Microsoftの「Officeサポート」の該当ページが一番上に表示される

実際に入力してみたイメージ

機能によっては動画まで用意されていることもありますよ!

そして実は、なんと!Macユーザーも検索で簡単にわかっちゃうんです。(それ早く言ってよ〜)

MacユーザーがWord機能の操作方法を調べる方法

検索手順

● Googleを開く
● 検索窓に「Word」+「調べたい機能」+「Mac」を入れて検索
● Microsoftの「Officeサポート」の該当ページが一番上に表示される

そう!後ろに「Mac」を入れるだけ!

Windowsの検索と同じようにWordと調べたい機能を入れた後に
「Mac」を入れるだけです!

そうすると、Microsoftの「Officeサポート」Word「for Mac」の使い方説明ページが表示されます。

ここまで読んだ方はお気づきかと思いますが、「Word」の部分を「Excel」に変えても同じように調べられますよ!

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